A - Les documents budgétaires et comptables

Le budget primitif constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de la collectivité.

Il doit être voté par l’assemblée délibérante avant le 31 mars de l’année à laquelle il se rapporte et transmis au représentant de l’Etat dans les 15 jours qui suivent son approbation.

Par cet acte, l'ordonnateur est autorisé à effectuer les opérations de recettes et de dépenses inscrites au budget, pour la période qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile. Ce principe d’annualité budgétaire comporte quelques aménagements pour tenir compte d’opérations prévues et engagées mais non dénouées en fin d’année.

D’un point de vue comptable, le budget se présente en deux parties, une section de fonctionnement et une section d’investissement. Chacune de ces sections doit être présentée en équilibre, les recettes égalant les dépenses.

Schématiquement, la section de fonctionnement retrace toutes les opérations de dépenses et de recettes nécessaires à la gestion courante des services de la collectivité. L’excédent de recettes par rapport aux dépenses, dégagé par la section de fonctionnement permet d'abonder la section d'investissement.

Les dépenses de la section d'investissement sont financées par les ressources propres de la collectivité, par des dotations et subventions et éventuellement par l’emprunt. La section d’investissement, par la nature des dépenses qu'elle comporte, a vocation à modifier ou enrichir le patrimoine de la collectivité.

2/ Le budget supplémentaire 

Le budget supplémentaire n’est pas un document obligatoire. Il s’agit d’un document rectificatif qui permet de modifier les prévisions du BP ou d’un document de report qui a vocation à intégrer des résultats de l’exercice précédent, lorsque le BP a été voté avant le CA.

Les prévisions inscrites au budget primitif peuvent être modifiées en cours d’exercice par l’assemblée délibérante, qui votent des décisions modificatives à cet effet.

Les modifications d’ajustement souhaitées en cours d’exercice sont quant à elles traitées par simple décision modificative et prennent la forme de délibérations.

3/ Les budgets annexes 

Les budgets annexes s’opposent au budget principal d’une collectivité en ce sens qu’ils permettent de retracer les informations budgétaires et comptables d’activités de service public doté de l’autonomie financière. Voir la rubrique spécifique plus bas

4/ Le compte administratif

• rapproche les prévisions ou autorisations inscrites au budget (au niveau du chapitre ou de l’article selon les dispositions arrêtées lors du vote du budget primitif) des réalisations effectives en dépenses (mandats) et en recettes (titres) ;
• présente les résultats comptables de l’exercice
• est soumis par l'ordonnateur, pour approbation, à l’assemblée délibérante qui l’arrête définitivement par un vote avant le 30 juin de l’année qui suit la clôture de l’exercice.

L'ordonnateur rend compte annuellement des opérations budgétaires qu’il a exécutées.

A la clôture de l’exercice budgétaire, qui intervient au 31 janvier de l’année N+1, il établit le compte administratif du budget principal ainsi que les comptes administratifs correspondant aux différents budgets annexes.

5/ Le compte de gestion 

Le compte de gestion est produit par le comptable assignataire de la collectivité, transmis au plus tard le 1er juin qui suit l’exercice auquel il se rapporte. Il fait l’objet d’un vote par l’assemblée délibérante.

Avant le 1er juin de l'année qui suit la clôture de l'exercice, le trésorier établit un compte de gestion par budget voté (budget principal et budgets annexes).

Le compte de gestion retrace les opérations budgétaires en dépenses et en recettes, selon une présentation analogue à celle du compte administratif.

Il comporte  :

• une balance générale de tous les comptes tenus par le trésorier (comptes budgétaires et comptes de tiers notamment correspondant aux créanciers et débiteurs de la collectivité)
• le bilan comptable de la collectivité, qui décrit de façon synthétique l’actif et le passif de la collectivité ou de l’établissement local.

Le compte de gestion est également soumis au vote de l’assemblée délibérante qui peut constater ainsi la stricte concordance des deux documents (compte administratif et compte de gestion). Ce premier examen est suivi d’un second contrôle effectué par le juge des comptes. La reddition annuelle des comptes est une charge de fonction et une obligation d’ordre public.

Au vu des pièces justificatives, jointes en accompagnement du compte de gestion, le juge des Comptes est à même d’apprécier la qualité de gestion du trésorier de la collectivité et peut, si des négligences sont constatées, engager la responsabilité personnelle et pécuniaire de celui-ci.